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Pourquoi changer notre façon de faire des affaires électroniques?

La Direction des services aux familles des militaires (DSFM) a amorcé la mise à jour du Centre d’affaires électroniques avec une vision à la fois simple et ambitieuse : faire en sorte que le système de financement fonctionne et qu’il soit utile.

Pour arriver à cette fin, la DSFM a affiné les questions que nous posons aux Centres de ressources pour les familles des militaires/canadiens (CRFM/C). Nous avons éliminé les questions qui fournissaient des renseignements que nous avions déjà et les avons remplacées par des questions qui permettent à la DSFM, aux CRFM/C et à la chaîne de commandement d’obtenir les renseignements dont nous avons vraiment besoin. Nous avons mis l’accent sur la gouvernance, sur l’amélioration de la gestion financière et sur les responsabilités en matière de rendement.

À partir de ce processus, la DSFM a mis au point un système de financement conçu pour produire des rapports uniformes, consolidés et complets qui aideront à gérer les aspects financiers et le rendement du Programme des services aux familles des militaires (PSFM). En gardant ces trois caractéristiques à l’esprit, voici un aperçu des raisons qui motivent les changements à venir :

Rapports uniformes
Les rapports actuels du Centre d’affaires électroniques n’utilisent pas un langage normalisé pour décrire les activités et les services qu’offrent les CRFM/C aux termes des composantes définies par le PSFM. En raison de ce manque d’uniformité, il est difficile pour la DSFM de comparer les activités, les services et leurs coûts connexes à l’échelle du programme. La nouvelle mouture du système de financement classera ces renseignements par catégories afin que la DSFM puisse comparer les données à l’échelle du programme avec précision et que chaque CRFM/C puisse suivre son évolution au fil du temps.

Rapports consolidés
À l’heure actuelle, le Centre d’affaires électroniques fournit un aperçu figé dans le temps sur la façon dont les CRFM/C utilisent le financement annuel qu’ils reçoivent de la DSFM. À l’avenir, nous prévoyons que le Centre retiendra aussi des renseignements tant sur le financement annuel que sur les rajustements des niveaux de financement consentis en fin d’exercice, tels que ceux accordés pour le perfectionnement professionnel, le projet et les imprévus. Nous avons aussi l’intention de saisir les renseignements sur les revenus et les dépenses de tous les services autorisés qui dépassent l’enveloppe de financement accordée par la DSFM, afin d’établir les coûts réels du PSFM.

Rapports complets
En adoptant une gestion qui embrasse tous les aspects des activités du PSFM, le version renouvelée du Centre d’affaires électroniques produira des rapports plus complets et plus utiles à l’intention de tous les intervenants du programme : les CRFM/C, la DSFM et les commandants locaux.

• Les CRFM/C auront toutes leurs données de programme entreposées au même endroit, ce qui leur permettra d’y avoir accès en un clin d’œil si le besoin se présentait de partager ces renseignements avec leurs collègues, leur commandant local ou la DSFM.
• Le DSFM sera en mesure d’établir précisément les coûts réels du programme et d’en faire part à toutes les parties intéressées, de la chaîne de commandement au grand public. Une structure améliorée garantissant la production de rapports plus complets nous permettra en outre de mieux présenter le cas du PSFM à nos bailleurs de fonds — les Forces canadiennes et le gouvernement fédéral — de sorte que nous pourrons faire des demandes de financement crédibles s’appuyant sur des statistiques, financement grâce auquel nous pourrons donner des services de haute qualité qui répondent aux besoins changeants des familles militaires.
• Les commandants locaux seront mieux informés sur la prestation du PSFM dans leur collectivité respective. Ils auront accès à des rapports qui feront état de la responsabilité financière et de la gestion du rendement exercées par leur CRFM/C local et la DSFM.

Les mises à jour du système de financement sont déjà amorcées. Elles se poursuivront, par étapes, jusqu’à la fin de l’exercice 2011-2012. Nous nous faisons une joie à l’idée de travailler avec les CRFM/C durant toute la période de lancement du nouveau Centre d’affaires électroniques.